Taksiyrittäjien edunvalvontajärjestön Suomen Taksiliiton toiminnan ydin on jäsenrekisteri, joka mahdollistaa jäsenpalvelujen tuottamisen ketterästi, läpi koko organisaation.
Liiton aiemmin käyttämä Kilta-jäsenrekisteri oli palvellut jo yli 10 vuoden ajan, joten järjestelmän käyttöikä oli tullut tiensä päähän. Vanha rekisteri oli myös rakennettu täysin toisenlaisiin tarpeisiin kuin liitolla on nyt.
Uusi Kilta-järjestelmä tarjoaa Taksiliitolle nykyteknologian tuomia mahdollisuuksia ja sujuvoittaa päivittäistä toimintaa huimasti.
– Edellinen rekisteri palveli meitä hyvin, mutta halusimme hyödyntää nykyaikaisia ratkaisuja, järjestöasiantuntija Tiina Syrjäsalo kertoo.
Erityisosaamista yhdistysten tarpeista
Taksiliiton organisaatio on kolmiportainen. Jäsenyhdistyksiä on yli 30 eri puolilla maata: luvanvaraista taksiliikennettä harjoittavien yritysten ja toiminimiyrittäjien lisäksi näiden muodostamia yhdistyksiä, ja näitäkin kaikkia kolmella tasolla. Kaikkiaan järjestössä on yli 130 yhdistystä.
– Koimme, että Kehätiedolla on sellaista ymmärrystä ja osaamista nimenomaan yhdistysten rekisteritarpeista, jota välttämättä muilla toimijoilla ei ole. Meillä tarpeet jäsenrekisterin osalta ovat moninaisia. Rekisteri palvelee paitsi kattojärjestöä päivittäisessä toiminnassa niin myös yhdistyksiä niiden toiminnassa. Kehätiedon ymmärrys yksilöllisistä tarpeistamme mahdollisti myös varsin nopean projektiaikataulumme, Syrjäsalo kiittelee.
Jouhea etäprojekti
Järjestelmänvaihdosprojektin aikataulu oli Syrjäsalon sanoin kunnianhimoinen, mutta aikataulu piti. Määrittely alkoi elokuussa 2022, ja ensimmäiset laskut uudesta järjestelmästä lähetettiin jäsenille helmikuussa 2023.
– Projekti meni äärimmäisen hyvin. Vaikka kyseessä oli massiivinen muutos sisältäen myös jäsenlaskutuksen ja reskontran, vältettiin sujuvan yhteistyön avulla monta mahdollista sudenkuoppaa. Vastaan tulleet, pienet vastoinkäymiset saatiin jouheasti ratkottua.
– Tiukan aikataulun mahdollisti myös se, että projekti hoidettiin sataprosenttisesti etänä. Se toi osaltaan ajansäästöä, hän sanoo tyytyväiseen sävyyn.
Käyttäjäystävällisyys ja työajan säästö
Järjestelmän päivittäiskäyttäjät ovat olleet erittäin tyytyväisiä uuteen Kiltaan.
– Tavoittelimme selkeää ja käyttäjäystävällistä järjestelmää. Tähän asti saadun käyttäjäpalautteen perusteella tämä on todella toteutunut.
Yhtenä järjestelmän konkreettisena hyötynä Syrjäsalo mainitsee työajan säästön.
– Kiltan käyttöönoton myötä rekisterin ylläpitoon ja esimerkiksi laskutukseen käyttämämme henkilötyömäärä on vähentynyt, ja näin aikaa vapautuu muuhun toimintaamme.
Taksiliitossa arvostetaan myös sitä, että Kilta laajenee lisäosilla tarvittaessa, jos liiton toiminta muuttuu tai jäsenpalvelua halutaan kehittää. Näin järjestelmä elää liiton tarpeiden, teknologisen kehityksen ja yhteiskunnallisten muutosten mukana.
”Tavoittelimme selkeää ja käyttäjäystävällistä järjestelmää”.
